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各省、自治区、直辖市人民政府办公厅，国务院各部委、各直属机构办公厅（室）：
近些年来，行政机关公文（不含外事公文，下同）中出现使用字母词（由字母构成或其中包含字母的词语）增多的势头，影响了公文的严肃性。这既有外语新名词大量涌现而尚无规范汉语译名的原因，又有一些行政机关使用规范汉字意识淡薄，随意在公文中使用字母词等因素。为进一步规范行政机关公文用字，现就有关事项通知如下：
一、强化在公文中依法使用国家通用语言文字的意识。中华人民共和国国家通用语言文字法（以下简称《国家通用语言文字法》）明确规定：“国家机关以普通话和规范汉字为公务用语用字。”行政机关应模范遵守法律，严格依法办事，牢固树立使用国家通用语言文字的意识，养成规范使用国家通用语言文字的良好习惯，在制发公文时自觉使用规范汉字，为全社会作出表率。
二、严格规范使用公文中涉及的字母词。《国家通用语言文字法》规定，“汉语文出版物中需要使用外国语言文字的，应当用国家通用语言文字作必要的注释”。“外国人名、地名等专有名词和科学技术术语译成国家通用语言文字，由国务院语言文字工作部门或者其他有关部门组织审定”。《国家行政机关公文处理办法》规定，“使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名”。各级行政机关要严格执行有关规定，制发公文时一般不得使用字母词，确需使用字母词的，应在文中首次出现时以括注方式注明已经国务院语言文字工作部门或者其他有关部门审定的汉语译名。行政机关文秘部门在草拟公文时如不能确定字母词准确的汉语译名，要主动征求语言文字部门或者其他有关部门的意见，使用其推荐的汉语译名。此外，对于国家权威机构编写的汉语词典中收录的字母词，已有对应汉语译名的，可使用其汉语译名。
三、切实加强字母词的翻译审定工作。国务院语言文字工作部门要会同有关部门组织制定外语字词的译写规则，对新出现的字母词及时翻译，尤其要加强对汉语译名简称的创制工作，定期向社会推荐字母词的规范译名及其汉语简称。地名主管部门要组织制定国外地名的汉字译写规则，对新出现的国外地名及时进行翻译、审定，向社会提供准确、规范的国外地名译名。
四、加强对公文中涉及字母词的审核把关。各级行政机关文秘部门在草拟、审核公文过程中，应加强对公文中涉及字母词的把关工作，发现不符合规定和要求的，应及时予以纠正。
国务院办公厅秘书局
二〇一〇年四月七日
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